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Dépôt et traitement d’une nouvelle demande

QUAND DÉPOSER UNE NOUVELLE DEMANDE

Tout projet de recherche avec des êtres humains doit être évalué au plan de l’éthique et approuvé par le CIEREH avant qu’il ne soit entrepris.

L’approbation doit être obtenue par le chercheur responsable du projet :

  1. avant de solliciter ou de recruter des participants de recherche 
  2. avant d’accéder à des données recueillies sur des personnes
  3. avant d’accéder à du matériel biologique humain

Les démarches initiales servant à établir des ententes de collaboration ou de partenariat avec les milieux visés par la recherche ou pour recueillir des informations dans le but d’élaborer le projet ne sont pas soumises à l’examen éthique.

Le chercheur responsable du projet a la responsabilité de déposer, dans les délais établis, une demande de recherche complète, même s’il est rencontré à l’occasion d’une séance plénière.

La demande doit être transmise au CIEREH en respectant les dates limites mensuelles figurant au calendrier. Une demande incorrectement remplie ou incomplète risque d’être retournée à son expéditeur. Le chercheur est donc invité à transmettre via l’application en ligne sa demande pour une lecture commentée au moins une semaine avant les dates limites du dépôt mensuel (personne-ressource : Louis-Philippe Auger).

Ces dispositions valent également pour le co-chercheur de l’UQAM responsable d’un volet d’une programmation d’équipe (ex. : FRQSC, CRSH, IRSC) dont la gestion est confiée à un autre établissement et qui n’a pas fait l’objet d’un examen éthique spécifique.

LES RENSEIGNEMENTS ET DOCUMENTS GÉNÉRALEMENT REQUIS LORS DU DÉPÔT DE LA DEMANDE

La demande de recherche doit être soumise électroniquement via la plateforme web eReviews. Elle s’accompagne généralement des documents suivants :

  • Le projet de recherche lorsque ce dernier n’a pas fait l’objet d’une évaluation au plan scientifique par un comité reconnu ;
  • Le texte de l’annonce, de l’affiche, de l’invitation ou du message servant au recrutement ;
  • Selon la nature du projet, une copie des lettres des organismes ou entreprises autorisant le recrutement de ses employés ou de sa clientèle ;
  • Les outils de collecte de données (sondages, questionnaires, schémas d’entrevue, schémas d’observation, tests, protocole expérimental en laboratoire, etc.) ;
  • Le protocole de désensibilisation (débriefing) lorsque le projet implique une divulgation partielle de renseignements, une duperie ;
  • Le, les formulaire(s) d’information et de consentement.

EXAMEN GÉNÉRAL DES DEMANDES

Règle générale, le CIEREH examine et approuve initialement, en mode plénier, toutes les demandes de recherche, à l’exception des demandes qui impliquent seulement l’utilisation de matériel biologique humain ou l’utilisation secondaire de données.
Les projets de recherche relevant de l’article 21 du Code civil (personnes mineures ou majeures inaptes), de même que les projets dont le niveau de risque est jugé supérieur au risque minimal, doivent avoir été évalués au plan scientifique par un comité de pairs reconnu (article 6.1 de la politique no 54 sur l’éthique de la recherche avec des êtres humains )

Il incombe tout d’abord au chercheur de réfléchir sur l’application dans son projet des principes fondamentaux en éthique de la recherche avec des êtres humains qui sont le respect de la personne, la protection du bien-être de la personne et la justice. Le Comité porte une attention particulière à certains aspects de la demande de recherche. Quelques exemples :

  • Les méthodes de sollicitation et de recrutement (Quand, dans quel contexte, comment et où aborde-t-on les participants ? Qui les recrute ?) Ces méthodes respectent-elles la liberté de la personne sollicitée de ne pas participer sans crainte ? Ces méthodes accentuent-elles la vulnérabilité de la personne sollicitée vis-à-vis de son milieu ? Les méthodes de sollicitation et de recrutement proposées (incluant l’usage d’un incitatif) doivent démontrer l’absence d’un risque de coercition, ou de pression, d’influence non-désirée pouvant être exercée sur un participant potentiel.
  • Le projet de recherche respecte-t-il le principe de justice ? Par exemple, l’exclusion de certains groupes à qui pourrait profiter la recherche est scientifiquement et éthiquement justifiée. La protection accordée aux différents de participants est équitable.
  • Les participants potentiels disposent-ils de tous les renseignements nécessaires pour prendre une décision éclairée ? Le temps accordé aux participants pour assimiler les informations sur le projet, poser des questions et réfléchir à leur participation est-il proportionnel à l'ensemble des tâches demandées et aux risques encourus ?
  • Le choix des méthodes et des procédures décrites est-il justifié et cohérent avec les objectifs de la recherche ? La recherche peut-elle se faire avec moins de participants ou une procédure moins sensible ou lourde ? Le recours à la duperie et l’absence d’une désensibilisation sont-ils préjudiciables aux participants ?
  • La compensation ou la rémunération remise aux participants est-elle proportionnelle aux tâches qui leur sont demandées ?
  • Le projet pourrait-il comporter des risques de préjudices (c’est-à-dire des effets négatifs sur le bien-être des participants, que ce soit sur le plan social, comportemental, psychologique, physique ou économique) ? Quelle est l’ampleur ou la gravité de ces risques de préjudices ? Quelle est la probabilité que les participants subissent véritablement les préjudices en question ?
  • À qui profite en premier lieu le projet ? Aux participants ? Aux groupes ou communautés d’appartenance des participants ? À la société en général ? Aux chercheurs ?
  • Les résultats attendus et les avantages potentiels du projet justifient-ils les risques de préjudices ? Pour certaines populations à l’étude, cette analyse se fait-elle en tenant compte de leur culture, de leurs valeurs et de leurs croyances ?
  • La vie privée des participants est-elle respectée ? Dans quelle mesure le participant a-t-il la possibilité d’exercer un certain contrôle sur ses renseignements personnels ? Peut-il consentir ou non à la collecte, à l’utilisation (primaire ou secondaire) ou à la divulgation d’informations (incluant son image et sa voix) collectées auprès de lui ? Le projet nécessite-il un consentement continu ?
  • Les moyens pris pour protéger les informations communiquées par les participants contre l’accès, l’utilisation, la divulgation et les modifications non-autorisés, et contre le vol ou la perte sont-ils adéquats (sécuritaires) ? L’absence de confidentialité est exceptionnelle. Dans ce cas, est-elle justifiée ? Le risque de bris d’anonymat est-il expliqué au participant ? Comment le participant y consent-il en toute connaissance de cause ? Les moyens pris pour protéger ces informations doivent être proportionnels à leur degré de sensibilité (c.-à-d. risque d’identification du participant) et au niveau de confidentialité requis.
  • Les conflits d’intérêts identifiés sont-ils estimés correctement ? Les moyens pris pour les éliminer ou les gérer sont-ils adéquats ?
  • La conservation sur plus de 5 ans après le projet des données identificatoires est-elle justifiée ?
  • Les formulaires d’information et de consentement emploient-ils un vocabulaire clair et compréhensible du point de vue des participants potentiels visés ou de leurs représentants légaux ? Est-il complet ?
  • Lorsque le consentement écrit du participant ou de son représentant légal est impossible à obtenir ou inapproprié, les raisons données par le chercheur principal sont-elles légitimes ?


DÉLAIS D’EXAMEN ET D’APPROBATION DE LA DEMANDE

Règle générale, les décisions du CIEREH sont transmises aux chercheurs responsables de projet dans les 10 jours ouvrables suivant la réunion mensuelle ou l’évaluation en mode délégué, via la plateforme Web eReviews.

Le délai pour une approbation finale de la demande varie selon la nature des modifications et des précisions demandées par le comité et de la célérité avec laquelle les réponses lui sont transmises. Il est donc important que le chercheur responsable tienne compte de ces délais dans la planification de son calendrier de réalisation de la recherche.

DÉCISIONS

Les décisions prises en mode plénier par le CIEREH sont rendues après s'être assuré du quorum au début de chaque rencontre. Advenant le cas où un dossier requerrait l'expertise d'un membre absent, cette personne sera contactée et entendue par le président (ou son substitut, le cas échéant) avant de faire parvenir la décision au chercheur responsable de la demande.

Toute décision communiquée au chercheur responsable de la demande a été préalablement discutée par les membres du comité. Règle générale, les décisions rendues font l'objet d'un consensus ou à défaut de ce dernier, d'un vote majoritaire.

Les décisions prises en mode délégué sont consignées au procès-verbal de la réunion. Selon le type de nouvelle demande de recherche, l’évaluation est effectuée par le président (ou son substitut, le cas échéant) et, au besoin, par au moins un autre membre).

Pour de plus amples informations, le chercheur peut se référer à l’article 7.1.6.6 de la politique no 54 sur l’éthique de la recherche avec des êtres humains

En cas de désaccord avec la décision rendue par le comité et les motifs qui la sous-tendent, le chercheur responsable de la demande a le droit d'obtenir des explications additionnelles ou de demander une réévaluation